به گزارش همنوا، هفدهم اردیبهشت به پیشنهاد مرکز پژوهشی میراث مکتوب و با تصویب شورای فرهنگ عمومی به عنوان روز اسناد ملی و میراث مکتوب انتخاب شده است. این روز به این دلیل نام گذاری شده است که اهمیت ثبت اسناد و مدارک ملی به مردم و مسئولان یاد آوری شود.

انسان معاصر از آن زمان که با قلم و کاغذ انس یافت، یاد گرفت که باید از مرحله زندگی «شفاهی» عبور کند و «مکتوب» بیندیشد و زندگی کند. از آن زمان بود که قول و قرارها، پیوندها، داد و ستدها و حتی عواطف انسانی، در جان کاغذ آرام گرفت. به این ترتیب، از پیمان‌های بین‌المللی میان کشورها گرفته، تا عقدنامه‌ها و قولنامه‌ها و حتی نامه‌های عاشقانه، در «اسناد تاریخی» تثبیت شد.

سازمان اسناد کشور، به منظور گردآوری و حفاظت از اسناد تاریخی و همچنین امحای برخی اسناد، در سال  1349 تاسیس شده است. این سازمان در سال 1381 با کتابخانه ملی ادغام  شد و مرکز فعلی شکل گرفت.

مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمالغرب در تبریز، مجموعه‌ای است که وظیفه اصلی در نگهداری، حفاظت و ارائه خدمات پژوهشی مرتبط با اسناد تاریخی را عهده‌دار است. این مرکز در خانه تاریخی اردوباری که از زیباترین خانه‌های تاریخی تبریز است، مستقر است و «جهانبخش سلمانیان» مدیریت آن را بر عهده دارد.

سلمانیان، در گفتگو با همنوا با بیان این‌که این مرکز در سه حوزه به عنوان نماینده کتابخانه ملی در شمال غرب فعالیت دارد، خاطرنشان می‌کند: نشر و واسپاری کتاب از عناوین اصلی فعالیت‌های مرکز اسناد است و در این راستا، مرکز با ناشران و نویسندگانی که نیازمند خدمات کتابخانه ملی هستند، همکاری دارد.

مدیر مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمالغرب، حوزه دوم فعالیت‌های مرکز اسناد را مرتبط با تاریخ شفاهی دانست و افزود: امروزه اگرچه مقوله تاریخ شفاهی در برخی نهادهای فرهنگی، مورد مطالعه و پژوهش قرار می‌گیرد، اما مرکز اسناد در این خصوص دارای نقش حمایتی و حاکمیتی است و صیانت از تاریخ شفاهی بخش مهمی از فعالیت‌های این مرکز است.

وی همچنین بخش سوم فعالیت‌های این مرکز را در حوزه اسناد تاریخی ذکر کرد و گفت: در این راستا، آن دسته از اسناد اداری که به عنوان حافظه تاریخی و دیتابیس پژوهشی حایز اهمیت هستند، توسط مرکز اسناد هدفگذاری و طبقه‌بندی می‌شوند.

سلمانیان در عین حال متذکر شد: اسنادی که فاقد کارکرد و ارزش تاریخی باشند، طبیعتاً پس از جمع‌بندی‌ها، بررسی‌ها و مطالعات لازم، امحا می‌شوند و مرکز اسناد در این خصوص نیز وظایف و کارکرد مشخصی دارد.

به گفته وی گردآوری، حمایت، فهرست‌نویسی، مرمت و استانداردسازی از آن دسته اسناد تاریخی که در اختیار افراد حقیقی و خانوده‌ها و تبارهای مختلف است، از دیگر فعالیت‌های مرکز اسناد شمال‌غرب به شمار می‌رود.

مدیر مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمالغرب، بیان کرد: مرکز اسناد صرفاً محل آرشیو اسناد تاریخی نیست و در صورت فراهم‌بودن زیرساخت‌ها، مصمم هستیم اسناد این مرکز را در قالب بانک داده‌های پژوهشی و حافظه تاریخی در یک گالری‌موزه در معرض دید عموم قرار دهیم.

وی اظهار کرد: مرکز اسناد شمال‌غرب کشور، روزانه پذیرای دانشجویان و پژوهشگران در حوزه‌های مختلف تاریخی و فرهنگی و علمی است.

چگونه از خدمات پژوهشی مرکز اسناد استفاده کنیم؟

وی در پاسخ به این سوال که عموم علاقه‌مندان سندپژوهی چطور می‌توانند از خدمات این مرکز استفاده کنند، خاطرنشان کرد: کارشناسان مرکز اسناد تاریخی، در موقع فهرست‌نویسی اسناد، با دقت و ظرافت خاصی، کلیدواژه‌هایی را بر هر سند مشخص می‌کنند؛ این کلیدواژه‌‌ها به عنوان برچسب اسناد در سامانه مرکز ثبت می‌شوند. بنابراین وقتی شما مثلاً به دنبال اسناد و نامه‌های 29 بهمن یا مشروطه هستید، با وارد کردن کلیدواژه‌های مرتبط با هر یک از این عناوین در سامانه اسناد، به تمام اسناد تاریخی آن موضوع می‌رسید؛ در ادامه می‌توانید با ارائه کد مخصوص این اسناد، تصویر باکیفیتی از سند مطلوب خود را در اختیار داشته‌باشد.

مدیر مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمالغرب، در عین حال اظهار کرد: برخی از اسناد بسته به شرایط سند و دوره تاریخی، دارای درجه محرمانگی هستند اما غالباً دسترسی به سند بر اساس کلیدواژه‌ها، به سهولت انجام می‌شود.

نگاه دستگاه‌های اجرای به اسناد تاریخی باید اصلاح شود

سلمانیان با تاکید بر این‌که ما در مقابل اسناد تاریخی مسئولیم، تاکید کرد: ما امروز سندی داریم که مربوط به 450 سال پیش است؛ این سند در دوره خود، شاید اهمیت خاصی نداشت، اما با مسئولیت‌پذیری یک فرد به دست ما رسیده و امروز دارای ارزش تاریخی و پژوهشی است. اگر همین حساسیت در میان دستگاه‌های اداری و اجرایی حاکم باشد، اسناد روزمره و عادی، در طول تاریخ، به آثاری مهم و ارزنده تبدیل خواهند شد.

وی تاکید کرد: در این راستا، ما خود را مسئول می‌دانیم و با برپایی دوره‌های آموزشی برای رابطین اسناد سازمان‌ها سعی داریم در شناخت اسناد و تفکیک اسناد موثر از اسناد قابل‌امحا، راهنمای این عزیزان باشیم.

مدیر مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمالغرب، با اظهار تاسف از این‌که بیشتر دستگاه‌های اجرایی، فضای فیزیکی مربوط به آرشیو اسناد را بیشتر از ارزش خود اسناد می‌دانند، تصریح کرد:  این نگاه باید تغییر کند و دستگاه‌های اداری باید به این نتیجه برسند که مرکز اسناد، صرفاً محل آرشیو و نگهداری نیست، بلکه محلی است که می‌تواند با پرداخت‌های پژوهشی و مطالعاتی، نقش گره‌گشا در مطالعات و برنامه‌های اجرایی داشته باشد.

وی با بیان این‌که امحای اسناد، مطابق ضوابط فنی و قانونی و پس از ارزیابی اسناد، صورت می‌گیرد، گفت: از سال 1392 تا 1403 در این مرکز، با امحای اسناد راکد، نزدیک 2.5 هکتار فضای اداری در شمال‌غرب احیا شده‌است.

اسناد خانوادگی خود را چه کار کنیم؟

سلمانیان در ادامه به اهمیت اسناد خانگی اشاره و خاطرنشان کرد: بخش دیگری از اسناد این مرکز، اسناد اهدایی از سوی مردم است؛ بسیاری از شهروندان در مورد اسناد خانگی خود نگران و دغدغه‌مند هستند، در نتیجه این اسناد را در اختیار مرکز اسناد قرار می‌دهند تا در این مجموعه، با تدابیر فنی و در صورت نیاز با مرمت‌های اصولی، نگهداری شود.

وی اضافه کرد: مجموعه‌دارانی نیز هستند که تمایلی به انتقال اسناد خود ندارند، البته ما نیز اجباری در این مورد نداریم و حتی سعی می‌کنیم با ارائه نکات و راهنمایی‌هایی لازم، شرایطی ایجاد کنیم که این اسناد تاریخی، از آسیب‌های کلی در امان باشند؛ تنها انتظاری که از این افراد داریم این است که امکان ارتباط و پژوهش را برای سندی که در دست دارند، در خدمت مرکز قرار دهند.

مرکز اسناد با مشکل فضای فیزیکی استاندارد مواجه است

مدیر مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمالغرب، با اشاره به مشکلات این مرکز، اظهار کرد: نارسایی‌ها و کاستی‌های مرکز اسناد شمال‌غرب، مانند هر نهاد دیگری، یک ریشه عینی و یک ریشه ذهنی دارد، در این میان، بخشی از مشکلات در حوزه اسناد، مربوط است به نوع نگاه مدیران و جامعه به موضوع اسناد تاریخی.

سلمانیان تاکید کرد: اگر اسناد تاریخی را به عنوان میراث مکتوب و حافظه تاریخی، در اولویت ذهنی‌مان قرار دهیم، طبعاً مشکلات کمتری متوجه این بخش خواهد شد. 

وی با بیان این‌که بزرگترین مشکل ما در حوزه اسناد تاریخی همین نگاه است، تصریح کرد: این نگاه، در سایر شهرهای کشور، وجود ندارد؛ متاسفانه مرکز اسناد در تلقی جامعه و بسیاری از مدیران، صرفاً محلی برای آرشیو اسناد راکد اداری است. این نگاه باید اصلاح شود، تا عموم افراد جامعه و خواص و مدیران اجرایی، کارکرد اصلی این مخزن تاریخی مکتوب را درک کنند.

مدیر مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمالغرب، اظهار کرد: اگر این ذهنیت اصلاح شود، طبیعتاً در مباحث عینی نیز شاهد گره‌گشایی‌های مهم خواهیم بود.

سلمانیان از جمله مشکلات مرکز اسناد را بحث فضای فیزیکی خواند و افزود: این مرکز از نظر وسعت و استاندارهای فنی، مطلوب خدمات پژوهشی نیست. هم‌اکنون 4 میلیون سند در این مرکز، فهرست‌نویسی و در همین خانه اردوباری، نگهداری می‌شود، اما فضایی که این اسناد در آن نگهداری می‌شود از استانداردهای لازم، برخوردار نیست.

25 میلیون سند هنوز فهرست‌نویسی نشده‌است

وی ادامه داد: متاسفانه حدود 25 میلیون سند، فهرست‌نویسی نشده و در اختیار مرکز اسناد شمال‌غرب است، اما هنوز فضایی برای نگهداری‌ این اسناد فراهم نیست. در تلاش هستیم فضای مناسبی برای مرکز ایجاد کنیم. اگر این اتفاق بیفتد، می‌توانیم کارکرد موزه‌گالری را در مورد اسناد بسیار مهم و ارزنده‌ای نظیر سند مبایعه‌نامه مربوط به دوره سلطان‌محمد خدابنده، سند مبایعه‌نامه مربوط به دوره شاه‌طهماسب و دستخط میرزای شیرازی و ... که در این مکان نگهداری می‌شود، برپا کنیم.

مدیر مرکز اسناد و کتابخانه ملی شمالغرب، کارکرد دوم مرکز اسناد شمال‌غرب را ایجاد دیتابیس پژوهشی قوی برای بسیاری از محققان  خواند که در دسترسی به منابع پژوهشی، با محدودیت‌هایی مواجه هستند.

سلمانیان همچنین به مشکلات ملی مرکز اسناد پرداخت و گفت: مرکز اسناد شمال غرب، از نظر بودجه اعتباری مجموعه، نهاد ضعیفی به شمار می‌رود؛ این مرکز، فاقد اعتبار استانی است و هزینه‌های جاری‌ آن، صرفاً از طریق تن‌خواه تهران تامین می‌شود.

وی اظهار داشت: اختصاص ردیف اعتبارات استانی برای مرکز اسناد تاریخی، اقدام کارسازی است که پس از مساعد شدن فضا می‌تواند نقش تحول‌آفرین در برنامه‌های این مرکز پژوهشی ایفا کند.